Assistante de direction confirmé

Description de l'emploi

Cercle Rh recrute pour son client basé sur Tamesna, une Assistante de Direction Confirmé.

Mission:
Vous aurez comme principale mission d'assurer le secrétariat de la direction générale et participer activement à l'organisation et à la gestion administrative des activités de l'entreprise. 

Fonction :

Responsabilités :

Gestion de l’agenda de la direction :

Planifier et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements du directeur général.
Prioriser les urgences et gérer les conflits d’agenda.
Préparer les documents nécessaires pour les réunions (agendas, rapports, présentations).

Communication et gestion des correspondances :
Filtrer et gérer les appels téléphoniques, les emails et les courriers entrants.
Rédiger des courriers, notes de service, rapports, et autres documents administratifs.
Assurer le suivi des demandes internes et externes.

Organisation des réunions et événements :
Organiser des réunions de direction, conférences téléphoniques et événements de l’entreprise.
Assurer la logistique (réservation de salles, matériel, catering, etc.).
Prendre des notes, rédiger des comptes rendus et suivre les actions décidées.

Gestion des déplacements :
Organiser les voyages professionnels de la direction (réservations de transport, hébergement, visas, etc.).
Préparer les itinéraires et les documents nécessaires pour les déplacements.

Assistance administrative et gestion documentaire :
Classement, archivage et gestion des dossiers confidentiels de la direction.
Préparer des présentations PowerPoint, rapports et autres documents pour la direction.
Gérer la commande et l’approvisionnement de matériel de bureau.

Coordination interservices :
Assurer la liaison entre la direction et les autres départements de l’entreprise.
Suivre l’exécution des décisions prises en réunion et assurer le retour d'information.

Tâches ponctuelles :
Réaliser des recherches, des analyses ou des synthèses d’informations sur des sujets spécifiques pour la direction.
Participer à des projets transversaux ou à la mise en place de nouvelles procédures internes.

Profil :

Bac +2/3 en Gestion administrative, Secrétariat ou Gestion
Minimum 5 ans d'expérience dans le domaine

Exigences:

Compétences Administratives
Compétences Organisationnelles
Discrétion et Confidentialité 
Bonne communication en Français

Qualité:

Rigueur, organisation et sens du détail.
Adaptabilité et esprit d’initiative.
Excellente gestion du stress et des priorités.
Discrétion, loyauté et sens de l’éthique.
Esprit d’équipe et capacité à travailler en transversal.