Secrétaire - Dakhla

Nous sommes une Agence d'Architecture basée à Dakhla, nous recherchons une Secrétaire dynamique.

Missions :

• Gestion Administrative :

  • Assurer le bon fonctionnement du bureau en gérant les tâches administratives quotidiennes (classement, archivage, saisie de données).

• Accueil et Relation Client :

  • Accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques et traiter les demandes de renseignements.

• Gestion des Rendez-vous :

  • Organiser et planifier les rendez-vous et les réunions pour le personnel, en tenant compte des disponibilités.

• Rédaction de Documents :

  • Rédiger et mettre en forme des courriers, rapports, procès-verbaux et autres documents administratifs.

• Gestion des Fournitures :

  • Suivre les stocks de fournitures de bureau et passer des commandes lorsque nécessaire.

• Coordination Interne :

  • Collaborer avec d'autres services pour assurer une bonne communication et un bon fonctionnement de l'organisation.

• Traitement de l’Information :

  • Gérer les données confidentielles et veiller à leur sécurité.

• Support aux Projets :

  • Aider à la préparation et à l'organisation d'événements, de séminaires ou de projets spéciaux.

• Suivi Budgétaire :

  • Participer à la gestion des budgets de bureau, en suivant les dépenses et en préparant des rapports financiers.

• Amélioration des Processus :

  • Proposer des améliorations pour optimiser l'efficacité administrative.

Profil recherché pour le poste : Secrétaire - Dakhla

• Formation Éducative :

  • Diplôme en secrétariat, administration des affaires ou dans un domaine connexe (BTS, DUT, Licence).

• Compétences en Communication :

  • Excellentes compétences verbales et écrites pour interagir efficacement avec les collègues et les clients.

• Maîtrise des Outils Informatiques :

  • Bonne connaissance des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint) et des outils de gestion (CRM, logiciels de gestion administrative).

• Organisation et Rigueur :

  • Capacité à gérer plusieurs tâches et à travailler de manière autonome tout en respectant les délais.

• Discrétion et Confidentialité :

  • Aptitude à gérer des informations sensibles avec prudence.

• Esprit d'Équipe :

  • Capacité à collaborer avec différents départements et à s'intégrer dans une équipe.

• Flexibilité et Adaptabilité :

  • Capacité à s'adapter aux changements de priorités et aux nouvelles procédures.

• Sens du Détail :

  • Attention aux détails pour garantir la qualité des documents et des informations traitées.

• Compétences en Résolution de Problèmes :

  • Capacité à anticiper et à résoudre les problèmes administratifs de manière proactive.

• Expérience Pratique :

  • Une première expérience dans un rôle administratif est souvent un atout.

Critères de l'annonce pour le poste : Secrétaire - Dakhla