Office Manager

Descriptif du poste

Mission Principale :
> Assurer la gestion efficace et la coordination des activités administratives et de bureau afin de soutenir le bon fonctionnement de l'entreprise.
> Superviser les services administratifs, gérer les ressources matérielles et humaines, organiser les événements internes, veiller au respect du règlement intérieur, et optimiser les processus internes tout en assurant une coordination quotidienne avec le siège.

Profil Recherché

-Responsabilités :
1. Gestion Administrative :
> Superviser l'ensemble des tâches administratives quotidiennes.
> Assurer le suivi et la gestion des documents administratifs et officiels.
> Organiser et maintenir les archives de l'entreprise.
2. Coordination des Services de Bureau :
> Gérer les fournitures de bureau et les équipements.
> Coordonner les services de maintenance et de nettoyage.
> Superviser la réception et la gestion des courriers et colis.
3. Organisation des Événements Internes :
> Planifier et organiser des événements internes tels que les réunions, les formations, les séminaires, et les célébrations d'entreprise.
> Coordonner avec les différents départements pour assurer le bon déroulement des événements.
4. Ressources Humaines :
> Participer à la gestion des ressources humaines, y compris le recrutement, l'intégration et la formation des nouveaux employés.
> Assurer la mise à jour des dossiers du personnel et la gestion des absences et des congés.
> Promouvoir un environnement de travail positif et collaboratif.
5. Gestion Financière :
> Préparer et suivre les budgets administratifs.
> Gérer les achats et les relations avec les fournisseurs.
> Effectuer des rapports financiers et des analyses de coûts.
6. Optimisation des Processus :
> Identifier et mettre en œuvre des améliorations pour optimiser les processus administratifs.
> Développer et maintenir des politiques et procédures administratives.
> Assurer la conformité avec les régulations et les normes en vigueur.
7. Respect du Règlement Intérieur et de l'Ordre du Bureau :
> Veiller au respect du règlement intérieur de l'entreprise par tous les employés.
> Maintenir l'ordre et la discipline dans les locaux de l'entreprise.
8. Coordination Quotidienne avec le Siège :
> Assurer une communication régulière et efficace avec le siège de l'entreprise.
> Coordonner les initiatives et les directives venant du siège pour leur mise en œuvre locale.

> Compétences Requises :Microsoft Teams/ Billingues (Francophone/Anglophone)

Microsoft Teams

Techniques et Connaissances :

Maîtrise des outils bureautiques (MS Office, logiciels de gestion).
Connaissance des procédures administratives et des réglementations.
Compétences en gestion financière et budgétaire.
Personnelles :
Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
Aptitude à la communication écrite et orale.
Capacités de leadership et de gestion d'équipe.
Esprit analytique et souci du détail.
Expérience :
Expérience préalable dans un poste similaire (minimum 3-5 ans).
Expérience en gestion de projet et en optimisation des processus.
Formation :
Diplôme en administration des affaires, gestion, ou domaine connexe.